Счет – фактура – это документ, с которым большинство предприятий и организаций сталкивается каждый день. Основные операции фирмы, такие как покупка товара, оплата за услуги, выставление суммы к оплате заказчику, оформляются счетами-фактурами. Законодательство предусматривает, что каждый счет – фактура должен быть зарегистрирован в журнале. Как выглядит журнал регистрации счетов – фактур, кто должен его заполнять, какой порядок заверения журнала – об этом и многом другом мы расскажем сегодня в нашей статье.
Журнал регистрации счетов-фактур: общая информация
Для отражения информации о счетах-фактурах, с которыми работает организация, создан журнал регистрации счетов-фактур. В данном элементе документооборота необходимо регистрировать как счета, полученные фирмой от поставщиков и исполнителей, так и выставленные непосредственно организацией за реализованные товары и/или оказанные услуги. Обязательства по заполнению журнала приняты на законодательном уровне Постановлением Правительства РФ №1137 от 26.12.11.
Кто обязан регистрировать счета в журнале?
До 01.01.15 обязательства по заполнению журнала имели абсолютно все организации, работающие со счетами-фактурами, вне зависимости от характера деятельности. В связи с изменениями в законодательстве, с 01.01.15 заполнять журнал должны лишь некоторые категории хозяйствующих субъектов. Итак, Вы обязаны вносить данные о счетах-фактурах в журнал, если:
- Вы являетесь посредником и действуете от своего имени, но в интересах заказчика согласно договору. К примеру, Вы являетесь одной из сторон в договоре комиссии или агентском соглашении (комиссионер или агент);
- Ваша деятельность связана с услугами перевозки, а именно, Вы оказываете экспедиционные услуги с привлечением третьих лиц, но сами непосредственно данные услуги не оказываете;
- Вы организовываете строительство объектов недвижимости на собственном земельном участке (выступаете застройщиком). Работы по строительству осуществляются не самостоятельно, а с привлечением подрядчиков.
Обязанности по регистрации расчетных документов имеют как юрлица, так и ИП. Вносить информацию в журнал также должны предприниматели и организации вне зависимости от выбранной системы налогообложения.
Пример №1
ООО «СкладПром» закупает для АО «Овощебаза №1» овощи и фрукты для последующей реализации. Правоотношения между «СкладПромом» и «Овощебазой №1» оформлены комиссионным соглашением, согласно которого «СкладПром» выступает комиссионером.
«СкладПром» вносит информацию о счетах-фактурах в журнал и подает ее фискальную службу ежеквартально. «Овощебаза №1» не имеет обязательств по заполнению данного документа, поэтому журнал регистрации не ведет.
Отдельно стоит поговорить об организациях, которые реализуют товары в розницу и выступают комиссионерами в посреднических соглашениях. Должны ли такие фирмы заполнять журнал? Фискальная служба дала четкие разъяснения относительно этого вопроса: так как при продаже розничные магазины выдают клиентам кассовые или товарные чеки, а не счета-фактуры, регистрировать в журнале документы не нужно. Кроме того, рядовой покупатель не предъявляет НДС к вычету, поэтому ИНФС не целесообразно контролировать суммы НДС при реализации.
Пример №2.
ООО «Школьник» имеет собственную сеть магазинов, в которой в розницу реализуются канцелярские принадлежности. Среди ассортимента магазина представлены карандаши, которые «Школьник» реализует на основании комиссионного договора с АО «Графит». Покупки в магазинах оформляются кассовыми чеками.
Исходя из характера деятельности, можно сделать вывод, что «Школьник» и «Графит» освобождены от обязанности заполнения журнала счетов-фактур. «Школьник» не заполняет журнал в связи с тем, что реализация товара производится без счетов-фактур. «Графит» освобожден от внесения информации в журнал в связи с тем, что в посредническом договоре он выступает комитентом, а не комиссионером.
Какие счета подлежат регистрации?
Итак, Ваша организация относится к категории, обязанной регистрировать счета в журнале. В таком случае Вы должны вносить в журнал:
- Информацию о счетах-фактурах, которые Вы как посредник (агент) выставляете покупателям и заказчикам;
- Данные о счетах, которые выставлены покупателями товара, ранее реализованного Вами как посредником;
- Информацию о счетах, которые Вы как комиссионер получаете от продавцов товаров (исполнителей услуг);
- Данные о счетах, выставленных Вами (посредником) заказчикам по приобретенным товарам (услугами).
Некоторые организация вносят в журнал данные только об исходящих счетах. К примеру, если кредитно-финансовая организация или страховая компания выступает комиссионеров в посредническом соглашении, то она не обязана учитывать входящие счета. Также не заполняют 2 часть журнала (входящие счета) те хозяйствующие субъекты, которые не являются плательщиками НДС.
Оформление журнала счетов-фактур
Если Вы заполняете журнал счетов-фактур, то он должен быть оформлен по форме и в порядке, утвержденном законодательно. Бланк журнала разделен на два основных раздела (входящие и исходящие счета), информация в нем заполняется в соответствии с этими разделами. Форма документа содержит следующую основную информацию:
- данные о Вас как о налогоплательщике (наименование фирмы или ФИО ИП, ИНН, код КПП);
- период, за который подается журнал (номер квартала, год);
- информация о счете-фактуре: дата, номер, покупатель/продавец, сумма с выделенным НДС, код операции согласно классификатору, код валюты;
- если счет является корректировочным, то это отражается в отдельной графе (указывается сумма корректировки);
- подпись должностного лица (руководитель организации или прочее уполномоченное лицо, ИП).
Все счета-фактуры необходимо регистрировать в хронологическом порядке.
Для журнала счетов-фактур предусмотрено два формата – электронный и бумажный. В связи с тем, что ежеквартально в органы ФНС Вы обязаны подавать журнал в электронном виде, именно так целесообразно его и вести. Если у Вас небольшая организация или ИП и Вы ведете журнал на бумаге, Вы можете продолжать это делать, но данные о счетах-фактурах все равно нужно переносить в электронную форму для последующей передачи в ФНС по телекоммуникационным каналам связи.
Порядок заполнения формы
Как видим, существует общий механизм заполнения журнала счетов-фактур. Но порядок внесения информации отличается в зависимости от характера деятельности.
В таблице ниже представлена обобщенная информация о порядке внесения информации в журнал в том случае, если Вы выступаете комиссионером в посредническом договоре.
| Что нужно вносить в 1 раздел | ||
| Приобретаем товары (работы, услуги) для заказчика от своего имени | В журнал вносим информацию по счетам, которые выставляем заказчику по купленным товарам, а также по счетам в рамках «обратной реализации» (возврат товаров продавцу в случае отказа заказчика) | Отражаем данные по счетам, полученным от продавца (исполнителя), как в счет отгруженной продукции, так и в счет предстоящих поставок (счета на аванс). Также вносим информацию о счетах, полученных от заказчика в рамках «обратной реализации» |
| Реализуем товары (работы, услуги) для заказчика от своего имени | Отражаем данные по счетам, выписанных покупателям (закупщикам), как в счет отгруженной продукции, так и в счет предстоящих поставок (счета на аванс). Также вносим информацию о счетах, выданных заказчику на оплату (в том числе предоплату) и в рамках «обратной реализации» | В журнал вносим информацию по счетам, полученным от заказчика: · по реализуемым товарам (услугам, работка); · в счет оплаты и аванса. Также заполняем данные о входящих счетах от покупателя в рамках «обратной реализации» |
Специфика ведения журнала застройщиками и экспедиторами
Если Вы оказываете экспедиционные услуги либо являетесь застройщиком объектов недвижимости, то порядок заполнения журнала для Вас имеет свои особенности. Что нужно заполнять в журнале застройщику и экспедитору – смотрите в таблице ниже.
| Характер деятельности по договору | Что нужно вносить в 1 раздел | Что нужно вносить во 2 раздел |
| Хозяйствующий субъект, оказывающий экспедиционные услуги от своего имени | В журнал вносим информацию по счетам, которые выставляем отправителю грузов, при условии приобретения им услуг у третьих лиц | Отражаем данные по счетам, полученным от третьих лиц: · по услугам грузоотправителей; |
| Застройщик объектов недвижимости, действующий от своего имени | Отражаем данные по счетам, выставленным инвестору по работам, которые были выполнены подрядчиками (прочими третьими лицами) | В журнал вносим информацию по счетам, полученным от третьих лиц: · по услугам подрядчиков; · на сумму аванса в счет предстоящего оказания услуг. |
Заверение и сдача журнала счетов-фактур в ИФНС
По итогам отчетного квартала заполненный журнал должен быть заверен подписью руководителя или иного лица, уполномоченного на подписание подобных документов согласно доверенности. Если Вы зарегистрированы как ИП, то журнал Вы подписываете собственноручно, а также вносите информацию о реквизитах регистрации ИП. Если документ составлен в электронном виде, то подпись на него налагается также в электронном формате (в виде ЭЦП).
После подписания журнала и заверения его печатью, документ необходимо передать в ФНС посредством телекоммуникационной связи через спецоператора.
Для тех, кто обязан подавать журнал в налоговую, установлен срок сдачи документа – до 20 числа следующего квартала (за 3 квартал 2016 – до 20.10.16). Нарушение сроков подачи отчетности предусматривает наложение штрафа в размере 10.000 руб.
Вопрос – ответ по теме счетов-фактур
Вопрос : ООО «Маркер» выступает посредником по договору с АО «Фаза»: «Маркер» от своего имени закупает для «Фазы» электроматериалы. Ежемесячно «Фаза» перечисляет «Маркеру» вознаграждение согласно договору. Нужно ли «Маркеру» регистрировать в журнале счета на сумму выставленного вознаграждения?
Ответ : Нет, эти счета регистрировать не нужно. Разъяснение относительно данного вопроса дано в письме Минфина.
Вопрос : ООО «Слава» оказывает агентские услуги в рамках заключенных договоров. «Славой» не был заполнен журнал счетов-фактур, также организация не отравила электронную форму документа за 3 квартал в установленный срок (до 20.10.16). Журнал был отправлен 29.10.16. Какая ответственность предусмотрена для ООО «Слава» в данном случае?
Ответ : За нарушение сроков подачи журнала «Слава» уплатит штраф в размере 10.000 руб.
Вопрос : ИП Сергеев получил от поставщика исправленный (корректировочный) счет-фактуру. В какой графе необходимо отразить информацию по счету?
Ответ: Для корректировочных счетов в журнале предусмотрены графы 8-19. Так как Сергеев получил счет от поставщика, то его необходимо внести во 2 раздел журнала.
Для многих лиц, которые имеют дело с НДС, и 2017 году продолжает оставаться одним из основных отчетных регистров. Наш обзор сориентирует по кругу тех, кто обязан его вести, и срокам отправки за 2016-й и на 2017 год.
Учет – по старым правилам
Обязанность вести такой регистр, как журнал учета полученных и выставленных счетов фактур , прописана в пункте 3.1 статьи 169 Налогового кодекса. В 2016 году и на 2017 год никаких изменений в него кабинет министров не вносил.
Сам бланк этого журнала утвержден постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 года № 1137. С нашего сайта его можно .
Это же самое постановление содержит правила внесения информации о счетах-фактурах в рассматриваемый регистр. Сокращенно его принято называть – журнал учета счетов-фактур .
Этот документ ведут поквартально. По сути, сам по себе он состоит из 2 независимых частей:
Когда подготовить
Как уже видно, рассматриваемый регистр крайне важен для налоговиков, поскольку имеет прямое отношение к расчетам с бюджетом по НДС. В связи с этим, срок сдачи журнала счетов-фактур (в 2016 году и далее) приведен в пункте 5.2 среди норм ст. 174 НК РФ, посвященных порядку и срокам уплаты этого налога.
Согласно Налоговому кодексу, крайний срок сдачи журнала – 20-е число месяца, который идет за минувшим кварталом. Он же по НДС выступает налоговым периодом на основании ст. 163 НК РФ.
Поскольку 2016 год благополучно канул в лету, есть смысл упомянуть только срок сдачи журнала счетов-фактур в 2016 году за третий квартал. Он приходится на 20 января 2017 года. По календарю это пятница, что значит – самый крайний срок.
Также самым актуальным для плательщиков НДС становится срок сдачи журнала в 2017 году . Вся информация – ниже в таблице.
Указанная норма также определяет, что журнал учета счетов-фактур фирмы и ИП сдают в налоговые инспекции, где они стоят на учете. Как ранее уже было сказано, этот регистр ведут поквартально, поэтому инспекторы ждут от вас конкретный журнал.
Имейте в виду, что возможности сдавать журнал на бумаге – нет! Абсолютно все должны придерживаться его электронного формата и отправлять по ТКС через своего оператора.
Каким должен быть формат файла журнала учета выданных счетов-фактур , а также полученных, детально изложено в приказе налоговой службы России от 04 марта 2015 года № ММВ-7-6/93.
Кто обязан
Теперь разберемся, кто сдает журнал учета счетов-фактур в 2016 и 2017 годах. Это важный вопрос, поскольку c 1 января 2015 года Федеральный закон от 21.07.2014 № 238-ФЗ внес коррективы в Налоговый кодекс, благодаря которым был существенно пересмотрен состав фирм и ИП, на которых лежит отправлять в свои ИФНС данный регистр.
Рассматриваемый регистр вести и отправлять в свою налоговую инспекцию обязаны посредники в ряде видов сделок, когда действуют в интересах клиентов от своего имени. Для целей НДС, на практике это обычно:
- комиссионеры;
- агенты;
- экспедиторы (привлекают третьих лиц без собственного участия);
- застройщики (привлекают третьих лиц без собственного участия).
Причем при решении вопроса о необходимости сдавать журнал не имеет значения, освобождает ли НК РФ от обязанности рассчитывать и перечислять НДС. Более того: это могут быть и вообще неплательщики данного налога.
Основное исключение при ведении журнала учета счетов-фактур в том, что приведенные посредники не отражают в нем фактуры, которые выписывают на свой гонорар (процент и т. п.).
Обратим внимание, что часть 1 – журнал учета выданных счетов фактур за 2016 и далее – сдают всегда вместе со второй частью. Нельзя сдать только какую-то одну часть либо их по-отдельности.
Роль и значение
Основное, что интересует инспекторов при анализе журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур – это противоречия в данных об операциях, которые отражены в этом регистре за квартал. Особенно опасно, когда у них возникают опасения насчет:
- занижения НДС к уплате;
- завышения налога для чрезмерного возмещения.
В подобных случаях Налоговых кодекс (п. 8.1 ст. 88) наделил инспекторов правом в ходе камеральной ревизии истребовать:
- счета-фактуры;
- «первичку»;
- другие документы, которые имеют отношение к спорным операциям.
Однако в идеале, сначала проверяющие должны направить посреднику требование о даче пояснений по поводу журнала (письмо ФНС России от 06.11.2015 № ЕД-4-15/19395).
Вот-вот налоговики начнут в полной мере работать с своей уникальнейшей усовершенствованной электронной системой – АСК НДС-3. В нее автоматически попадают сведения из журнала учета счетов-фактур , отправленного посредником. Далее программа как бы восстанавливает цепочки всех заявленных операций по сведениям о них в счетах-фактурах. И ищет противоречия, нестыковки.
Важно, что журнал учета счетов-фактур в 2016 и 2017 годах продолжает оставаться для посредников основой для заполнения ими декларации по НДС (п. 5.1 ст. 174 НК РФ).
